Por Marta Ramos, Departamento de Administración.
El archivo es la memoria de empresa de todo lo gestionado en la misma, lo cual proporciona una información muy valiosa sobre el funcionamiento y los diferentes asuntos tratados a lo largo de los años. Es el único método de consulta existente cuando se pretende indagar sobre algún asunto o actuación del pasado de la empresa.
En Global Seguros de Crédito trabajamos con un volumen muy importante de documentos que preservamos, custodiando su confidencialidad, de un modo muy exhaustivo. Tenemos implementado un procedimiento, fruto de la experiencia, que queremos compartir contigo.
Cuando se genera o recibimos un documento, lo primero que hay decidir es si lo destruimos, trabajamos sobre él o directamente lo archivamos.
Archivar es guardar un documento en un orden lógico, para lo cual tenemos que tener claro saber quién y cómo va a necesitar la documentación archivada, y en función de estos dos parámetros decidiremos la mejor forma de guardar/archivar, con el fin de que, cuando necesitemos buscar un documento, su localización sea lo más rápida posible.
Archivar es una tarea del día a día, que requiere una constante actualización y un minucioso mantenimiento.
Por todo esto mencionado anteriormente podemos resumir que las los pasos a tener en cuenta en el proceso de archivo se pueden dividir en:
- Recibir
- Ordenar
- Mantener
- Custodiar
- Facilitar documentos.
En cuanto al funcionamiento del archivo, es imprescindible, que todas las personas que tienen acceso a él comprendan el sistema elegido y mantengan el orden preestablecido para ello; un archivo se vuelve inútil cuando la documentación se traspapela y o se coloca en una categoría que, de antemano, no le corresponde.
Los objetivos principales son:
- Crear un lugar de información disponible en todo momento.
- Asegurar una perfecta conservación de los documentos.
- Satisfacer de manera eficiente las exigencias de consulta e información.
- Estar en constante actualización de documentos.
Pasados los años la documentación, su importancia uso o valor en la empresa puede variar. Es por ello por lo que existen distintos tipos de archivo, que se van creando conforme pasan los años y crece la empresa.
Distintos tipos de archivo:
- Archivo activo: Son documentos que se encuentren en proceso de consulta o solución. Documentación de consulta frecuente.
- Archivo semiactivo: Contiene documentos que se retiran del archivo activo por su fechao valor y pueden llegar a consultarse, pero de una forma esporádica.
- Archivo inactivo: Documentación que por su fecha o valor carece apenas de consulta, pero no puede ser destruida.
Con toda estas cuestiones que os he explicado solo queda decir, archivar es una tarea del día a día, que requiere una constante actualización y un minucioso mantenimiento para que la memoria de la empresa siga estando en su sitio para cuando se necesite.
Marta Ramos es responsable del departamento de siniestros y CRM. Meticulosa, organizada y aportando luz en el asesoramiento al cliente en todo el proceso relacionado con los siniestros, desde la supervisión de la documentación, la declaración del expediente y su tramitación interna. Además, es responsable de telemarketing.
